Over het domino-effect en de gevolgen van vakanties en planning
Door Marieke en Karin, 7 september 2017
De vakanties zijn voor de meesten weer achter de rug. Ook voor ons binnen MariekeWerkt was het tijd om een paar weken vrij te nemen. Maar, voor ons is het eenvoudig. Onze klanten en contacten zijn in dezelfde periode vaak ook weg. En als die nieuwsbrief er dan een keertje niet komt of dat we wat later op vragen van klanten reageren, is dat niet heel erg.
Een hoge paraatheid en alertheid blijft
Voor medewerkers in de zorg is dat anders. De meeste klanten blijven tijdens de zomer en hebben begeleiding en zorg nodig. Op sommige plekken in de zorg, zoals bijvoorbeeld in de jeugdzorg, is er vaak rondom de zomer zelfs een piek. Er is een grote mate van alertheid en paraatheid nodig, iedere dag weer.
En tegelijkertijd zijn er de gezinnen van personeelsleden van zorginstellingen en die willen natuurlijk ook op vakantie, zeker als er kinderen in het gezin zijn. Dus grote groepen collega’s gaan op vakantie. Wat betekent dit voor de teamleden die achter blijven?
“Nieuwsuur” en het domino-effect
“Het moet allemaal kunnen” en “het is gewoon niet anders” horen we veel. Dit is precies waar het in het programma van “Nieuwsuur” aan het begin van de zomer ook over ging: Het ziekteverzuim in de zorg is nog steeds heel hoog en nu veelal werkend in zelfsturende teams, blijven medewerkers te lang doorlopen omdat ze zichzelf geen rust gunnen en zich ‘te-verantwoordelijk’ voelen.
Wat gebeurt er met de personeelsleden die tijdens de vakanties doorgewerkt hebben, soms met onervaren vakantiekrachten en invallers? Zij die niet in staat waren om een dagje vrij te nemen omdat het planningstechnisch niet kon? Ik hoop niet dat zij inmiddels op omvallen staan of omgevallen zijn. En dat nu de volgende collega aan de beurt is om zich ziek te melden omdat hij/ zij het niet volhoudt? Wij noemen dit het “domino-effect.
Wat nu?
De veelgehoorde oplossing, ook deze ochtend weer te lezen in Skipr[1], is meer geld naar de zorg en dus minder managers en overhead, meer handen aan het bed en dat zou leiden tot minder onderbezetting. Het is goed dat er naar oplossingen gezocht wordt en dat het serieus genomen wordt. Maar we weten ook dat het oplossen van het personeelsprobleem niet de enige echte lange termijn oplossing is.
Oplossingen worden ‘door buiten’ voor mensen bedacht
Er lijkt wat paniek te zijn rondom dit thema en er moeten snel oplossingen bedacht worden. In deze snelheid wordt vaak niet goed geanalyseerd waar de echte vraagstukken zitten, want het moet snel. Wij zagen in een van onze Expedities dat meer medewerkers erbij voor teams soms helemaal niet de oplossing is. Oplossingen vonden zij bijvoorbeeld meer in de wijze van organiseren van het werk, in de manier waarop ze omgaan met de grote mate van gevoelde verantwoordelijkheid, in dysfunctionele patronen die werkdruk verhogend waren. Of minder managers leidt tot meer geld en daarmee tot betere zorg, is dus ook maar de vraag. Kortom: wij zien vluchtige en vaak boute conclusies die mogelijk helemaal niet leiden tot het gewenste resultaat
Daarnaast is het denkbaar dat als je wilt dat medewerkers krachtig zijn en regie voeren (in zelforganiserende/ zelfsturende teams), het belangrijk is om samen met hen uit te zoeken wat nu daadwerkelijk oplossingen zijn. Oplossingen bedenken voor een ander leidt vaak alleen maar tot meer afhankelijkheid, meer afwachtendheid en zal hen niet vermogender, autonomer en krachtiger maken.
“Geen tijd voor het bedenken van oplossingen want we hebben het zo druk”
Dus teamleden betrekken is cruciaal. Maar dan komen we natuurlijk met het volgende en dat is dat er vaak geen tijd is om oplossingen te bedenken voor de teams, want “we hebben het al zo druk.” In onze werkdruk Expeditie kwamen we dit ook tegen. Echter, toen we de film (achteraf) over de ervaringen van de medewerkers maakten, vertelden de deelnemers dat ze er op voorhand tegenop zagen om tijd te maken omdat ze het al zo druk hadden. Maar omdat het moment aangepast werd aan wat voor hen handig was (ze konden bijvoorbeeld geen hele dag van de werkvloer maar wel aan het eind van de middag kortere tijd) werd het behapbaar.
Het gesprek over oplossingen organiseren
Wij merken dat het belangrijk is om als organisatie het gesprek met medewerkers te organiseren. Waarom? Ten eerste zou je je af kunnen vragen hoeveel tijd het moet kosten om oplossingen te bedenken. Onze ervaring is dat je met een team heel veel kunt bereiken in een paar uur. Ten tweede omdat je er tijd mee wint. Nee, niet alles is opgelost, maar een team kan direct stappen zetten die hen tijd opleveren. We zien ook vaak dat in al die drukte juist even tijd inplannen voor reflectie en nadenken over oplossingen rust creëert. Door even stil te staan en samen aan oplossingen te werken neemt het gevoel van druk al af. Tot slot draagt het bij aan de kracht van teams. In plaats van rondjes te blijven rennen leren, teams te reflecteren op hun handelen, oplossingen te bedenken en regie te nemen op hun eigen werkdruk.
Ons advies is dan ook om dit gesprek en het zoeken naar oplossingen daadwerkelijk in de teams te laten plaatsvinden. Om daar tijd voor te maken en niet de maatschappelijke oplossingen af te wachten. Hoe lang duurt het wachten op deze oplossingen eigenlijk wel niet?
© 2017 MariekeWerkt
[1] https://www.skipr.nl/actueel/id31732-kwadrantgroep-en-fnv-maken-afspraken-over-werkdruk.html
Dit artikel is een onderdeel van onze nieuwsbrief. Wil je de gehele nieuwsbrief lezen, klik dan op onderstaande link.
MariekeWerkt Nieuwsbrief 7 september 2017
Wil je ons en je netwerk een groot plezier doen?
Klik dan hieronder om dit artikel te delen met anderen via het kanaal dat bij jou past.
“Bedankt voor het helpen verspreiden.
Veel medewerkers en HR professionals willen dit lezen.”
Marieke Wilke, een van de teamleden van MariekeWerkt